Nasze forum rodzinne

madzialenka0208

Stosy papierów na biurku, za chwilę spotkanie u szefa, piąte tego dnia. Tak się nie da pracować! A właśnie, że się da. Wystarczy, że zorganizujesz trochę swój cenny czas. Zobacz, jakie to proste!

Bez obaw, wcale nie chodzi o to, byś przesiadywała w biurze do późnych godzin czy zabierała papierkową robotę do domu. Dużo lepszym sposobem na uporanie się z zaległościami jest... wytropienie złodziei czasu. Sprawdź zatem, gdzie ci uciekają biurowe godziny. Gdy wyeliminujesz choćby drobne zakłócenia, od razu przyspieszysz tempo!

Zbytnia gorliwość
Lubisz działać jak błyskawica, więc każdy problem starasz się załatwić od ręki. Pół dnia wydzwaniasz do klienta, którego sprawy spokojnie mogą zaczekać nawet tydzień, i w rezultacie… spóźniasz się z oddaniem ważnego sprawozdania.
RADA Każdego dnia ułóż sobie plan pracy i posegreguj sprawy. Wybierz rzeczy nie cierpiące zwłoki i najpierw zajmij się właśnie nimi. Załatwione od razu wykreślaj. Niezałatwione dziś, pod koniec dnia przepisuj na jutro, uzupełniając listę nowymi sprawami. Po kilku dniach może się okazać, że problemy z końca listy (czyli te najmniej pilne) – rozwiązały się same. Bo klient np. wycofał się ze swoich uwag i dalsze konsultacje są zbędne. Czysty zysk!

Z motyką na słońce
Są dni, gdy twój grafik dosłownie pęka w szwach. Czeka na ciebie kilkanaście pism, na które musisz odpowiedzieć, niedokończony raport, nasiadówka z szefem... Jesteś w takim stresie, że w głowie robi ci się mętlik. Choć dwoisz się i troisz, w ogóle nie posuwasz się z pracą do przodu.
RADA Pilnuj, żeby twój spis zadań był realny, nie łap za ogon kilku srok naraz. Obowiązki się spiętrzyły? Zastanów się: może nie wszystko musisz zrobić sama? Zadania trudne lub nieprzyjemne wykonuj na początku dnia, a nie na końcu. Gdy do południa to najgorsze będziesz miała z głowy, poczujesz się tak komfortowo, że robota zacznie ci się palić w rękach!

Nagłe przeszkody
Cały dzień masz zaplanowany co do godziny i raptem... wypada coś nadprogramowego. Wystarczy, że szef rzuci ci na biurko nowy dokument, a cały twój wypieszczony grafik sypie się jak przysłowiowy domek z kart. Efekt? Pod koniec dnia stoisz przed górą niezrealizowanych zadań. Ręce opadają!
RADA Zawsze planuj tylko 70 procent swojego czasu. Pozostałe 30 traktuj jako czas buforowy – do wykorzystania w razie nagłych zmian w harmonogramie. Jeśli np. okaże się, że musisz spędzić bitą godzinę na zaimprowizowanym zebraniu, spokojnie skorzystasz z czasowej rezerwy i ze wszystkim zdążysz.

Puste minuty
Twój szef oczekuje, że na każde jego skinienie rzucisz wszystko i przybiegniesz natychmiast. A potem nierzadko musisz czekać nawet kwadrans, aż przełożony skończy np. ważną rozmowę telefoniczną. Czas ucieka, a robota stoi w miejscu…
RADA Nie przesiaduj bezczynnie pod gabinetem szefa. Bierz ze sobą materiały, nad którymi możesz w tym czasie popracować. Zamiast czekać, aż przełożony cię wezwie, staraj się sama planować wasze spotkania w terminie korzystnym dla obu stron. Dzięki temu dobrze przygotujesz się do rozmowy, co dodatkowo oszczędzi ci trochę cennych minut.

Oberek z pocztą
Prosta sprawa: chcesz tylko wysłać szybkiego maila i… raptem robi się z tego dobre pół godziny. Bo np. poczta złośliwie nie chce się otworzyć. Twój misternie dopracowany plan dnia wypada przez to z ram. A ty znowu jesteś w niedoczasie.
RADA Narzuć sobie twardy regulamin: tylko 15 lub 30 minut dziennie na zajmowanie się mailami. Ani chwili dłużej. Nie musisz natychmiast reagować na każdą przychodzącą wiadomość. Przecież spływają również wtedy, gdy nie ma cię w biurze. Kiedy już przeglądasz pocztę, na wszystkie maile najlepiej odpowiadaj od razu. Szkoda tracić czas na ponowne czytanie, skoro już raz zagłębiłaś się w problem i wiesz, o co chodzi.

Zawsze do usług
To się zdarza niemal codziennie: siedzisz zakopana po uszy w papierach, a współpracownicy mają do ciebie setki służbowych spraw. Za każdym razem odrywasz się od zajęć i… wypadasz z rytmu. Potem musisz na nowo wgłębiać się w swoje zagadnienia, tracąc cenne minuty.
RADA Zadbaj o czas na pracę bez zakłóceń. Umów się ze współpracownikami, że w określonych godzinach (np. między 10 a 12, gdy umysł pracuje najsprawniej) nie ma cię dla nikogo. Nie bój się odprawiać natrętów. Powiedz zwyczajnie: „Przykro mi, nie teraz, muszę się skupić”. To, że siedzisz w biurze, nie oznacza, że o każdej porze masz być dostępna dla wszystkich! Mądrze gospodarując swoją energią, możesz oszczędzić nawet dwie godziny dziennie.

Zbędne pogaduszki
Dzielisz pokój z koleżanką, która lubi mówić. Często masz akurat pilną pracę, a ona zaczyna snuć niekończącą się opowieść o kłótni z mężem czy chorobach teściowej. Przez grzeczność słuchasz wywodów, a czas płynie nieubłaganie…
RADA Gadatliwych współpracowników staraj się trzymać z daleka od swojego biurka. Koleżance usta się nie zamykają? Obróć do niej tylko na krótko głowę i powiedz uprzejmie, ale zdecydowanie: „Jestem teraz bardzo zajęta, pogadamy w przerwie obiadowej”. Sprawy prywatne przez telefon załatwiaj tylko wtedy, kiedy nie da się ich przełożyć na później. Wydzwanianie do dwudziestu hydraulików, żeby porównać ceny usługi, można załatwić w domu. Unikając zbędnych rozmów, zyskasz minimum pół godziny dziennie.

Stosy papierów
Bałagan wyhodowany na blacie twojego biurka to dżungla nie do przebycia. Teczki aż puchną od nagromadzonych dokumentów. Wszędzie walają się jakieś stare akta, zapiski, druki. Coraz dłużej ich szukasz, inwestując w to masę czasu.
RADA Ogranicz chaos na biurku. Dokumenty nieużywane (ale jeszcze potrzebne) wepnij do segregatora. Niepotrzebne papiery wyrzuć. Nigdy nie zostawiaj bałaganu na następny dzień. Przed wyjściem z pracy bieżące materiały zawsze odkładaj do specjalnych teczek (oznacz je np. różnymi kolorami), pozbywając się tego, co zbędne. Będziesz wtedy zawsze wiedziała, gdzie co masz, więc dotarcie do ważnych pism zajmie ci dosłownie chwilę.

Praca na okrągło
Przez cały dzień prawie nie odrywasz się od biurka. Niestety, już po godzinie intensywnego skupienia twój wysiłek jest coraz mniej efektywny. Nawet najprostsza sprawa zajmuje ci wtedy dwa razy więcej czasu niż powinna.
RADA Zrób sobie co 45 minut przerwę w pracy – na przekąskę, rozmowę z koleżanką czy proste ćwiczenia (np. przeciągnij się kilka razy, głęboko oddychając). Już pięć minut relaksu sprawi, że przez następne trzy kwadranse będziesz działać sprawnie i wydajnie. Pamiętaj, bezproduktywne przesiadywanie to strata czasu!

Anna Leo-Wiśniewska